Se está a começar o planeamento da sua conferência, saiba que existem alguns momentos típicos que podem levar ao sucesso do evento. De seguida pode encontrá-los.
3 momentos que devem fazer parte da sua conferência
1. Intervalos
Os intervalos são essenciais para quebrar o ritmo da conferência. Este será um momento de descanso para toda a equipa, desde os oradores até aos participantes ou mesmo para os técnicos que dão todo o apoio para uma conferência bem-sucedida.
Estes intervalos devem ter um mínimo de 10 a 15 minutos de duração, tempo ideal para que todos os participantes saiam da sala e se preparem para o próximo momento.
2. Hora do lanche
A hora do lanche é o momento ideal para convívio e deve ser muito bem planeado para que os participantes estejam à vontade – se possível, trate deste planeamento em grupo para que surjam mais ideias.
Além dos participantes poderem comer e beber algo – dando, só por si, um ambiente mais descontraído -, também podem aproveitar para conviver com outros participantes ou mesmo com os oradores.
Sendo que todos os que se encontram no local têm os mesmos interesses, este é um momento não só de aprendizagem, mas também de troca de ideias. Dependendo do tema da conferência, este pode ser o momento ideal para fechar negócios ou parcerias de sucesso.
3. Meeting posterior à conferência
Algumas conferências têm um momento posterior às mesmas em que os participantes podem conhecer-se melhor. Normalmente esse momento está relacionado a um jantar – no qual se deve inscrever previamente – e, dependendo do nível de intimidade, ainda podem sair e aproveitar um pouco da noite da cidade.
Claro que se não conseguiu parcerias ou novos negócios no momento do lanche, aqui a probabilidade é mais elevada.
Desde o simples intervalo – o momento mais básico e que deve fazer parte de todas as conferências – até ao momento do meeting pós-conferência irá conseguir construir um evento agradável.
